Faktor- faktor Iklim Komunikasi Organisasi

Pace dan Fales menemukan bahwa sedikitnya ada enam faktor yang mempengaruhi iklim komunikasi organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut: (Pace & Faules, 2006, p.159-160)

1. Kepercayaan

Para anggota di setiap tingkat harus berusaha keras untuk mengembangkan dan mempertahankan hubungan yang di dalamnya kepercayaan, keyakinan dan kredibilitas didukung oleh pernyataan dan tindakan. Haney (1973) menemukan bahwa, “Makin tinggi kepercayaan, cenderung motivasi kinerja semakin tinggi. (Muhammad, 2004, p.174)

2. Pembuatan keputusan bersama

Para pegawai di semua tingkat dalam organisasi harus di ajak berkomunikasi dan berkonsultasi mengenai semua masalah dalam semua wilayah kebijaksanaan organisasi, yang relevan dengan kedudukan mereka dan diberi kesempatan berkomunikasi dan berkonsultasi dengan manajemen di atas mereka dengan tujuan agar mereka berperan serta dalam proses pembuatan keputusan dan penentuan tujuan.

3. Kejujuran

Suasana umum yang meliputi kejujuran dan keterusterangan harus mewarnai hubungan-hubungan dalam organisasi, agar para pegawai mampu mengatakan “apa yang ada dalam pikiran mereka” tanpa mengindahkan apakah mereka berbicara kepada teman sejawat, bawahan atau atasan.

4. Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah

“Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang berlangsung dari satuan organisasi yang lebih tinggi kepada satuan-satuan organisasi yang ada di bawahnya. Komunikasi ini bisa berupa memo, buku pedoman, perintah, teguran, pujian.” (Wursanto, 2003, p.162).

Kecuali untuk keperluan informasi rahasia, anggota organisasi harus relative mudah memperoleh informasi yang berhubungan langsung dengan tugas mereka, yang mempengaruhi kemampuan mereka untuk mengkoordinasikan pekerjaan mereka dengan orang atau bagian lain dan yang berhubungan luas dengan perusahaan, organisasi, para pemimpin dan rencana-rencananya.

5. Mendengarkan dalam komunikasi ke atas

“Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang berlangsung dari suatu organisasi yang lebih rendah dengan satuan organisasi yang lebih tinggi. Komunikasi ini bisa berupa laporan, keluhan, pendapat dan saran.” (Wursanto, 2003, p.162) .

Anggota di setiap tingkatan dalam organisasi harus mendengarkan saran-saran atau laporan-laporan masalah yang dikemukakan anggota di setiap tingkat bawahan dalam organisasi, secara berkesinambungan dan dengan pikiran terbuka. Informasi dari bawahan harus dipandang cukup penting untuk dilaksanakan kecuali ada petunjuk yang berlawanan.

6. Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi

Anggota di semua tingkatan dalam organisasi harus menunjukkan suatu komitmen terhadap tujuan-tujuan berkinerja tinggi-produktivitas tinggi, kualitas tinggi, biaya rendah dan menunjukkan perhatian besar pada anggota organisasi lainnya.